Entenda como fechar o caixa passo a passo

Você já se perguntou se o seu negócio está realmente lucrando ou apenas girando capital? O fechamento de caixa, muitas vezes visto como uma tarefa rotineira, é na verdade o termômetro da saúde financeira de qualquer empreendimento, revelando o saldo real das operações e prevenindo inconsistências que podem comprometer o futuro da sua empresa.

Por isso, conhecer todo o processo de fechamento de caixa é vital para uma gestão eficaz, independente do tamanho do negócio. Neste artigo, trouxemos um guia prático e detalhado que abrange tanto as particularidades de lojas físicas quanto de negócios online.

Nosso passo a passo vai capacitar você a realizar o fechamento de caixa om precisão e segurança, otimizando o tempo e minimizando erros. Ainda, para uma compreensão mais completa da dinâmica financeira do seu negócio, abordaremos de forma concisa os diferentes tipos de fluxo de caixa existentes, oferecendo uma visão panorâmica que vai qualificar o seu processo de tomada de decisões. Confira!

O que é e a importância do fechamento de caixa?

O fechamento de caixa consiste no processo diário de conferir o saldo físico de dinheiro e outros valores (como comprovantes de cartão e tickets) presentes no caixa com o registro das entradas e saídas efetuadas durante o expediente.

Essa prática envolve a contagem do dinheiro, a verificação dos comprovantes de vendas e pagamentos, e a comparação desse total com o valor que deveria constar no sistema de gestão ou planilha de controle.

Trata-se, portanto, de um procedimento fundamental para garantir a exatidão das transações financeiras e identificar possíveis discrepâncias entre o que foi registrado e o que realmente existe no caixa.

Realizando essa conferência de forma regular, a empresa consegue rastrear o fluxo de dinheiro, identificar rapidamente erros de lançamento, desvios ou até mesmo fraudes. Essa visibilidade imediata permite a correção de equívocos antes que se tornem problemas maiores e possibilita a implementação de medidas preventivas para evitar futuras ocorrências.

Ignorar o fechamento de caixa pode levar a um controle financeiro falho, dificultando a identificação de gargalos, o acompanhamento da lucratividade e, em última instância, comprometendo a saúde financeira da organização.

Independentemente do tamanho ou nicho de atuação, o fechamento de caixa é uma prática indispensável para uma gestão financeira sólida e transparente. Ele oferece a base para um controle eficiente, permitindo que os gestores tenham uma visão clara da performance diária e acumulem dados valiosos para análises futuras.

As informações geradas pelo fechamento de caixa são relevantes para a tomada de decisões, auxiliando desde o planejamento de compras e estoques até a avaliação da necessidade de ajustes em preços ou estratégias de vendas. Os benefícios de um fechamento de caixa bem feito, incluem:

• identificação de erros e fraudes;
• controle financeiro eficiente;
• tomada de decisões mais precisas; e,
• visão clara da movimentação financeira diária.

Quais são os tipos de fluxo de caixa?

Os principais tipos de fluxo de caixa se dividem em três categorias essenciais para a análise financeira de um negócio: operacional, de investimento e de financiamento.

Fluxo de caixa operacional

Engloba o controle todas as entradas e saídas de dinheiro resultantes das atividades principais da empresa, como as receitas de vendas de bens ou serviços, os pagamentos a fornecedores, os salários dos funcionários e os impostos operacionais.

Fluxo de caixa de investimento

Compreende as movimentações financeiras relacionadas à compra e venda de ativos de longo prazo, como a aquisição ou alienação de imóveis, máquinas, equipamentos e outros investimentos que visam o crescimento e a capacidade produtiva da empresa.

Fluxo de caixa de financiamento

Abrange as transações relacionadas à obtenção e quitação de recursos de terceiros, como empréstimos bancários, financiamentos, emissão de títulos de dívida, além de incluir aportes de capital dos sócios ou acionistas e o pagamento de dividendos.

Compreender a distinção entre esses três tipos de fluxo de caixa é fundamental para contextualizar as entradas e saídas de dinheiro registradas durante o processo de fechamento de caixa, permitindo uma análise mais profunda da saúde financeira e da sustentabilidade do seu negócio.

Passo a passo para o fechamento de caixa na loja física

O fechamento de caixa na loja física exige atenção, especialmente com relação aos registros de informações e controle das diferentes formas de pagamento. Confira, a seguir, um passo a passo que explica como realizar o fechamento de caixa:

• Reúna todos os comprovantes — colete todas as notas fiscais de venda, recibos de cartão de crédito e débito, comprovantes de vales (alimentação, refeição, etc.), boletos pagos e qualquer outro documento que registre uma entrada ou saída de valores do caixa durante o expediente.
• Conte o dinheiro em espécie — separe as notas por valor (R$100, R$50, R$20, R$10, R$5, R$2) e as moedas por tipo (R$1, R$0,50, R$0,25, R$0,10, R$0,05). Conte a quantidade de cada um e multiplique pelo seu valor para obter o total em espécie.
• Verifique os comprovantes de outras formas de pagamento — some os valores de todas as vendas realizadas através de cartões de crédito e débito, verificando se o total corresponde ao reportado pelas máquinas de cartão ou outros sistemas de pagamento eletrônico utilizados. Compare os totais com os comprovantes físicos emitidos para garantir a exatidão.
• Registre todas as entradas e saídas — anote detalhadamente em uma planilha de fechamento de caixa física ou digital, ou no sistema de gestão da empresa, cada movimentação financeira ocorrida durante o dia. Isso inclui o valor inicial do caixa, todas as vendas por diferentes meios de pagamento, pagamentos efetuados (pequenas despesas, trocos), sangrias (retiradas parciais de dinheiro) e quaisquer outras entradas ou saídas de numerário.
• Calcule o saldo final — some o saldo inicial do caixa com todas as entradas de dinheiro (vendas em espécie, recebimentos) e subtraia todas as saídas (trocos, pagamentos, sangrias). O resultado será o saldo final teórico do caixa.
• Compare o saldo calculado com o saldo físico — compare o valor total em dinheiro apurado na contagem (passo 2) somado aos valores totais comprovados das outras formas de pagamento (passo 3) com o saldo final calculado no passo anterior (passo 5).
• Identifique e investigue possíveis diferenças — caso o saldo físico não coincida com o saldo calculado, é fundamental identificar a causa da divergência. Refaça a contagem do dinheiro, revise os registros de entradas e saídas e verifique os comprovantes de pagamento. Anote qualquer diferença encontrada e a respectiva explicação, se identificada.
• Prepare o relatório de fechamento de caixa — documente formalmente o processo de fechamento, registrando o saldo inicial do caixa, o total de entradas por cada forma de pagamento, o total de saídas discriminadas, o saldo final calculado e o saldo final físico. Inclua também quaisquer observações sobre diferenças encontradas e suas possíveis causas.
• Realize o depósito bancário (se necessário) — se a política da empresa prevê o depósito bancário do valor em espécie ao final do expediente, prepare o montante a ser depositado seguindo os procedimentos estabelecidos (preenchimento de envelopes, conferência com outro responsável, etc.).
• Arquive os documentos — guarde todos os comprovantes de venda, os comprovantes de outras formas de pagamento, os comprovantes de depósito (se houver) e o relatório de fechamento de caixa de forma organizada e em local seguro, seguindo as diretrizes da empresa para fins de controle e auditoria futura.

Passo a passo para o fechamento de caixa em plataformas online

Se você tem uma plataforma de e-commerce, trabalha com marketplace ou outros sistemas online, o processo de fechamento de caixa é um pouco diferente. Confira!

• Acesse o painel de controle da plataforma — utilize suas credenciais para fazer login no sistema de gestão da sua loja virtual, marketplace ou qualquer outra plataforma online onde suas vendas são realizadas.
• Gere o relatório de vendas do período — dentro do painel de controle, navegue até a seção de relatórios ou vendas e selecione o período desejado para o fechamento (geralmente o dia anterior). Exporte este relatório para um formato adequado (CSV, Excel, PDF) ou visualize-o diretamente na tela.
• Verifique as formas de pagamento — analise o relatório de vendas para identificar e discriminar as diferentes formas de pagamento utilizadas pelos clientes durante o período, como cartão de crédito (discriminando as bandeiras, se possível), boleto bancário, PIX, transferências, saldo em conta da plataforma, etc.
• Confira as taxas e comissões — verifique detalhadamente as taxas de processamento de cada forma de pagamento cobradas pelas plataformas de cartão de crédito, intermediadores de pagamento (como PayPal, Mercado Pago) e as comissões retidas pelos marketplaces sobre cada venda realizada. Certifique-se de que esses valores estão corretos e de acordo com os contratos estabelecidos.
• Registre as despesas online — inclua no seu controle de fechamento de caixa todas as despesas operacionais diretamente relacionadas às vendas online do período. Isso pode incluir custos de frete (se não forem pagos diretamente pelo cliente), embalagens, custos de marketing digital (anúncios pagos, e-mail marketing), taxas de assinatura de ferramentas online, entre outros.
• Calcule o saldo final online — some o valor total das vendas realizadas (já descontos, se houver) e subtraia o total das taxas de pagamento, comissões e despesas online registradas. O resultado será o seu saldo líquido de vendas online para o período.
• Compare com os extratos bancários e de plataformas de pagamento — acesse os extratos bancários das contas vinculadas à sua operação online e os extratos das plataformas de pagamento utilizadas. Verifique se os valores de crédito correspondentes às vendas do período estão sendo efetivamente depositados, considerando os prazos de processamento de cada forma de pagamento.
• Identifique e concilie possíveis divergências — caso haja alguma diferença entre o saldo calculado na plataforma, os valores esperados nos extratos e os valores efetivamente creditados, investigue a causa. Isso pode envolver verificar transações canceladas, chargebacks, taxas cobradas incorretamente ou atrasos nos pagamentos. Registre todas as divergências encontradas e as ações tomadas para sua conciliação.
• Prepare o relatório de fechamento de caixa online — documente o processo de fechamento, registrando o total de vendas por forma de pagamento, as taxas e comissões detalhadas, as despesas online, o saldo final líquido calculado e os valores efetivamente recebidos nas contas bancárias e plataformas de pagamento. Inclua observações sobre quaisquer divergências e o status de sua resolução.
• Monitore os prazos de recebimento — acompanhe os prazos estabelecidos pelas diferentes formas de pagamento para que os valores das vendas sejam efetivamente creditados em suas contas. Mantenha um controle sobre os pagamentos pendentes e tome as ações necessárias em caso de atrasos ou problemas.

Dicas práticas para tornar o fechamento de caixa ainda mais eficiente

Para otimizar o processo de fechamento de caixa e torná-lo mais eficiente, é fundamental estabelecer uma rotina diária consistente. Definir um horário fixo para realizar o fechamento ao final do expediente garante que a tarefa não seja negligenciada ou feita de forma apressada.

Essa regularidade permite identificar problemas recorrentes com maior facilidade e facilita a comparação dos resultados ao longo do tempo, oferecendo uma visão mais clara da saúde financeira do negócio.

A utilização de ferramentas e softwares de gestão financeira pode simplificar significativamente o processo de fechamento de caixa. Esses sistemas automatizam muitos cálculos, integram as informações de vendas de diferentes plataformas e formas de pagamento, e facilitam a geração de relatórios detalhados.

Reduzindo a necessidade de lançamentos manuais e cálculos complexos, as chances de erros diminuem consideravelmente, e o tempo gasto com o fechamento é otimizado, permitindo que os responsáveis se concentrem na análise dos resultados.

Investir no treinamento adequado dos responsáveis pelo fechamento de caixa é vital para garantir a precisão e a eficiência do processo. Funcionários bem treinados compreendem a importância de cada etapa, sabem como identificar e corrigir erros, e estão familiarizados com os procedimentos da empresa e as ferramentas utilizadas. Um treinamento abrangente minimiza dúvidas, agiliza a execução da tarefa e reduz a probabilidade de inconsistências nos registros.

Manter a organização e a disciplina durante todo o processo de fechamento de caixa é essencial para evitar erros e agilizar a tarefa. Isso inclui separar e organizar os comprovantes por tipo e valor, seguir rigorosamente os passos estabelecidos e manter um ambiente de trabalho livre de distrações.

A disciplina na execução garante que todas as informações sejam coletadas e registradas de forma correta, facilitando a conferência e a identificação de qualquer divergência.

Implementar a prática de realizar conferências aleatórias do caixa em diferentes momentos do dia ou da semana pode ajudar a garantir a precisão dos registros e identificar possíveis problemas antes do fechamento formal.

Essas verificações surpresa atuam como uma medida de controle adicional, incentivando a atenção e a responsabilidade dos operadores de caixa e proporcionando uma camada extra de segurança contra erros ou fraudes.

Como vimos, ofechamento de caixa é um processo importante para a gestão financeira de qualquer negócio, proporcionando uma visão clara e precisa da movimentação de recursos, essencial para a tomada de decisões e a manutenção da saúde financeira da empresa.

No decorrer deste artigo, exploramos o conceito, a importância e os diferentes tipos de fluxo de caixa, além de detalhar o passo a passo para realizar o fechamento tanto em lojas físicas quanto em plataformas online, ressaltando a necessidade de atenção minuciosa aos comprovantes, registros e conciliações em ambos os ambientes.

Implementar as práticas e dicas aqui descritas permitirá que você identifique erros, previna fraudes, otimize seu controle financeiro e, consequentemente, assegure a sustentabilidade e o crescimento do seu empreendimento.

Agora, convidamos você a compartilhar suas experiências e dúvidas nos comentários, divulgar este artigo para outros empreendedores e continuar explorando nosso conteúdo para aprimorar ainda mais a gestão financeira da sua empresa.